При переезде перед компанией встает необходимость корректировки регистрационных документов и внесения актуальных данных в ЕГРЮЛ. При этом о смене адреса нужно уведомить налоговый орган, с которым работает компания, и желательно оповестить контрагентов компании. Многие предприниматели задаются вопросом: при смене юр адреса кого нужно уведомлять в первую очередь и в какой последовательности?
Разберем подробно смену юридического адреса и кого нужно уведомить обязательно по закону, а кого – в рамках деловой этики.
Уведомление ФНС о смене юридического адреса
Данные об адресе компании необходимы для ведения налогового учета и должны быть верно указаны в ЕГРЮЛ во избежание штрафов и приостановления работы ООО. Именно поэтому важно вовремя оповестить ИФНС о переезде компании в другое место. Если вы ищете инструкции о том, как уведомить налоговую о смене юридического адреса (или как уведомить ИФНС о смене юридического адреса), то ключевым шагом является подача официального заявления в инспекцию.
В налоговую подается:
- заявление по форме Р13014;
- решение руководителя/протокол собрания руководителей по вопросу переезда ООО;
- документ, подтверждающий право собственности руководителя на помещение или согласие собственника помещения на регистрацию общества в нем;
- если необходимо внести корректировки в устав, то к документам нужно приложить новую редакцию устава.
Помощь в смене юридического адреса
Наши специалисты ответят на все ваши вопросы по всем этапам изменения юридического адреса компании.
Уведомление государственных органов и военкомата
Разбирая тему «Смена юр адреса: кого уведомлять», не стоит ограничиваться только налоговой службой. В зависимости от специфики бизнеса и наличия сотрудников возникнут и другие обязательства. Например, возникает частый вопрос: как уведомить военкомат о смене юридического адреса? По закону организация, ведущая воинский учет, обязана сообщить об изменении своего места нахождения в военный комиссариат по прежнему и новому месту регистрации в течение 5 дней после внесения изменений в ЕГРЮЛ, направив официальное письмо и копию листа записи ЕГРЮЛ.
Отдельно стоит упомянуть вопрос о том, возможна ли смена юридического адреса ИП – кого уведомлять в этом случае? Индивидуальным предпринимателям проще: при изменении адреса прописки ИП в ФНС отдельно обращаться не нужно, МВД передаст данные в налоговую автоматически. Однако предпринимателю все равно придется решить, как уведомить о смене юридического адреса (фактического адреса ведения деятельности) свои обслуживающие банки, лицензирующие органы и ключевых партнеров.
Уведомление контрагентов и банков о смене юридического адреса компании
Согласно закону, юрлица не обязаны передавать данные о смене адреса контрагентам. Тем не менее, если организация заинтересована в долгосрочном сотрудничестве, будет лучше уведомить партнерские организации. К тому же, в отдельных случаях неверный адрес в документах может стать проблемой при подсчете расходов в бухгалтерском учете.
Когда встает вопрос, как уведомить контрагентов о смене юридического адреса, алгоритм довольно прост: отправляется информационное письмо с новыми реквизитами. Понимая, кого нужно уведомлять заранее при изменении юридического адреса, вы обезопасите себя от отправки закрывающих документов и счетов-фактур на старый адрес.
Важно упомянуть, что договоры сотрудничества с банками зачастую обязуют юр лицо сообщать банку о смене адреса, поскольку это важная информация для корректного ведения расчетной деятельности.
Прислать уведомление об изменении адреса руководства компании необходимо после того, как будут получены соответствующие документы из ФНС. Письмо следует направить по почте или передать контрагенту лично. В нем должен быть указан новый адрес ООО. Уведомление должно быть утверждено директором компании.
В какой форме составляется уведомление?
Конкретная форма для уведомления законом не установлена. Однако, с некоторыми компаниями у вас может быть взаимная договоренность о виде этого уведомления, которую, конечно, необходимо соблюдать. В том числе, у некоторых банков есть особая форма уведомления.
Иногда для удобства передачи уведомления компании договариваются на электронный вид уведомления, что существенно экономит время сторонам.
Подведем итоги
Уведомить контрагентов об изменении юридического адреса ООО желательно в кратчайшие сроки, даже если это не предусмотрено договором между организациями, т.к. это является залогом плодотворного и долгосрочного сотрудничества между компанией и контрагентами.
