Документальное подтверждение юридического адреса при отсутствии сотрудников в офисе

У владельцев предприятий часто возникает вопрос: может ли ФНС закрыть компанию, если по юр адресу отсутствуют сотрудники компании? На данный момент отсутствие сотрудников в офисе при проверке ФНС не считается веской причиной для признания адреса недостоверным. Тем не менее важно подтвердить юр адрес при помощи документации, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Что нужно ФНС для того, чтобы внести отметку о недостоверности адреса в Единый госреестр?

Чтобы признать адрес недостоверным, инспекция должна:

• установить, что в этом офисе невозможно осуществлять заявленную руководством ООО деятельность;
• доказать, что ООО не ведет деятельность на этом адресе;
• выяснить и доказать, что по адресу систематически не принимают корреспонденцию или что по нему получать письма невозможно.

В законе нет требования о постоянном нахождении сотрудников ООО по юр адресу. Единственное требование заключается в том, что компания должна действительно использовать этот адрес для ведения своей деятельности, а также принимать по нему письма от ФНС, банков и партнеров. Чтобы избежать проблем с ФНС, желательно установить определенный график работы, в которые по адресу точно будут находиться представители юр лица.

Как ИФНС проверяют юр адреса?

Данная процедура включает в себя такие этапы, как:

• Выездная проверка по адресу, подразумевающая осмотр офиса и составление протокола по его результатам.
• Направление уведомления, которое дает организации возможность предоставить достоверные данные.
• Принятие окончательного решения о внесении отметки о недостоверности адреса, если на то есть объективные основания.

Отметим также, что решение ФНС можно оспорить в суде, представив суду доказательства ведения деятельности компании по адресу.

Какие доказательства могут быть рассмотрены судом?

• Действующий на данный момент договор аренды офиса. ООО может предоставить договор, заключенный в соответствии с законом, а также не расторгавшийся во время проверок инспекции ФНС. Также можно документально подтвердить то, что оплата аренды проводилась регулярно и собственник помещения действительно получал средства в соответствии с договором.
• Получение почтовой корреспонденции. Компания может доказать, что на постоянной основе получает письма по текущему местоположению.
• Получение доставок товаров. Компания может предоставить суду документы, которые будут подтверждать производившиеся по адресу доставки канцелярских или других товаров.

В случае если ваших доказательств будет достаточно, суд постановит, что ИФНС не выявила достаточно нарушений для того, чтобы поставить отметку о недостоверности юридического адреса компании.

Как не получить отметку о недостоверности адреса и обезопасить свое ООО от проблем с налоговиками?

• Ведите учет полученной корреспонденции. Храните все конверты от писем из ФНС, а также квитанции о получении руководством писем от контрагентов.
• Подтверждайте наличие активности организации по адресу. Доставка различных товаров и сохранение квитанций на доставку канцелярии, мебели и техники, может стать еще одним доказательством ведения деятельности в суде

Вся эта документация при необходимости может подтвердить реальное ведение деятельности компании по указанному в ЕГРЮЛ адресу.

Правильное оформление и хранение подтверждающих документов помогает избежать штрафов и неприятностей с банками и контрагентами, обеспечивает надежное получение официальной корреспонденции и поддерживает репутацию организации на рынке.

Голд Бизнес Консалтинг - владелец крупной базы московских юр адресов для регистрации. Более 15 лет мы обеспечиваем нашим клиентам беспроблемное ведение бизнеса и отсутствие претензий со стороны налоговой. При покупке юр адреса у нас вы также получаете организованный учет корреспонденции и своевременную пересылку писем по тому адресу, на котором вам будет удобно их принимать. Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами!